Предварительным техническим документом на ремонт судна является ремонтная ведомость, в которой должны быть перечислены все необходимые ремонтные работы. Предварительная стоимость ремонта по представленным ведомостям не должна превышать 80% плановой цены; остальные 20% резервируются на оплату работ, которые могут выявиться при заводской дефектации.
При составлении ремонтных ведомостей следует пользоваться типовой технологической документацией. Ответственность за качество и полноту составления ведомостей на ремонт и докование судна несут старший помощник капитана, старший механик и начальник радиостанции по принадлежности. Ответственность за соответствие ведомостей утвержденному пароходству лимиту, а также за их представление службе судового хозяйства (ССХ) в установленный срок, несет капитан судна.
По всем видам ремонта составляют ведомости: нулевого этапа; ремонтных работ; доковых работ. Исходным материалом для составления ремонтных ведомостей служат: формуляры технического состояния корпуса и СЭУ; шнуровые книги; акты, предписания и требования органов надзора; нормы допускаемых износов элементов корпуса и деталей судовых технических средств; данные осмотров и наблюдений в процессе эксплуатации. Сроки (в месяцах) представления ремонтных ведомостей (до постановки судна в ремонт) указаны в табл. 2.
Для несерийных судов судовладелец обязан передать техническую документацию и заказ на ремонт до постановки судна в большой ремонт — за 6 мес, в малый ремонт — за 3 мес.
После получения заказа на ремонт и ремонтно-технической документации СРЗ начинает подготовку к ремонту: разрабатывают технологические графики ремонта электрооборудования, определяют номенклатуру электрооборудования, подлежащего замене; рассчитывают величину первоначального обменного фонда и составляют заявку на его поставку; определяют номенклатуру обезличенного оборудования, изготавливаемого силами предприятия, и приступают к его изготовлению; организуют специализированные цехи и участки по ремонту электрооборудования и подготавливают необходимую документацию.